AB projelerinde bir başka kaçınılmaz süreç

Bilindiği gibi AB Proje Döngüsü modelinde tasarımlar ve uygulamalar proje fikrinin seçilmesinden projenin tamamlanması ve nihai değerlendirmenin yapılmasına dek bir çok aşamayı içeriyor. Projelerin başlamasından sonra uygulamaya konan diğer bir süreç de izleme. İzleme AB uygulamalarında zorunlu tutulan ve çok detaylı planlama gerektiren bir süreç. Bu süreç çok kaba bir tarifle projenin nasıl gittiğinin, belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının, uygulama sırasında çıkan sorunların tespitini amaçlayan bir süreç.

İzleme ve Değerlendirme planlamasının ve faaliyetlerinin yararlarını şöyle sıralamak mümkün:
* Yöneticiler ve diğer paydaşlar bu faaliyet sayesinde projenin taşıması gereken öncelikleri, kapasite durumunu, kaynakların yeterliliğini daha sağlıklı değerlendirebiliyor,
* Bu faaliyet paydaşlara yapılmakta olan harcamalar konusunda hesap verebilirlik sağlıyor,
* İzleme ve Değerlendirmenin planlanması sırasında daha önceki değerlendirme gayretleri,
saptanmış veriler ortaya çıkarılıyor ve bu verilerle daha sonraki çalışmaların etkinleştirilmesi sağlanıyor,
* Uzun vadeli bir değerlendirme planı daha sonraki değerlendirme ihtiyaçlarını da ortaya çıkarıyor,
* İzleme Değerlendirme faaliyetleri sayesinde başarılar ve hatalar daha net görülebiliyor ve müdahaleler için daha sağlıklı kararlar alınabiliyor,
* İzleme ve Değerlendirme tüm paydaşlar için bir öğrenme süreci başlatıyor

İzleme ve Değerlendirme iki şekilde yapılabiliyor. Bazı uygulamalarda izleme proje ekibince gerçekleştiriliyor. Diğer uygulamalarda ise dışarıdan bağımsız uzmanlar gelerek projenin gidişatını inceliyor ve bir İzleme ve Değerlendirme raporu hazırlıyor. Birinci uygulamada projeye baştan sona hakim olan tüm süreçleri yakından takip etmiş ve etmekte olan kişiler izlemeyi gerçekleştiriyor ve doğal olarak bu ekip konulara adaptasyon ihtiyacı hissetmiyor. İkinci uygulamada dışarıdan gelen yabancı bir uzman konuları inceliyor. Elbette bu uygulamada yabancı uzmanın bir süre projeyi iyice anlaması gerekiyor, ancak yabancı bir uzmanın devreye girişi de yorumların daha tarafsız olmasını sağlıyor, uygulamaların üçüncü bir gözle algılanmasına olanak veriyor.

İzleme ve Değerlendirme planlamasının nasıl yapılması gerektiğine geçmeden önce izleme ve değerlendirmenin birbirinden ayrılması ve farklarının vurgulanması gerekiyor. İzleme bir projede yapılanların doğru olup olmadığını soruyor.

Gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinliğini sorguluyor. İzleme esnasında projenin gerçekleşmesine ilişkin objektif veriler kullanılıyor. Faaliyetlerin gerçekleştirilme süresi, kaç kişinin dahil edildiği, bütçenin etkin kullanılıp kullanılmadığı inceleniyor. İncelemeler seçilmiş performans göstergelerine dayanıyor. Kısa ve öz olarak hazırlanan izleme proje yönetiminin geliştirilmesini amaçlıyor ve aynı zamanda daha sonra yapılacak değerlendirme için bilgi sağlıyor.

İzleme daha çok projenin gidişatı ve uygulamalar üzerine odaklanıyor. Değerlendirme ise daha çok projenin ortaya koyduğu sonuçlarla ilgileniyor ve elde edilen sonuçlarla hedefe varılıp varılmadığına , istenen etkinin yaratılıp yaratılmadığına bakıyor. Örneğin bir eğitim projesi ile çiftçilerin tarımda kullanılan yeni üretim metotları konusunda eğitilmişler ise , çiftçilerin eğitim sonrasında bu yöntemleri ne derece kullandığı inceleniyor. Değerlendirme ile yapılan faaliyetlerin sorunlara çözüm bulup bulmadığına bakılıyor, hedef grup üzerindeki istenen etkinin yaratılıp yaratılmadığı inceleniyor, projenin sürdürülebilirliği, bir başka deyişle destek sona erdikten sonra, organizasyonel, parasal ve politik olarak devam ettirilip ettirilemeyeceğine bakılıyor. Değerlendirme ara dönemlerde ve proje sonunda yapılabiliyor, daha sonra yürütülecek benzer projeler için dersler çıkarılıyor. Değerlendirmede genellikle daha uzun yorumlara yer veriliyor ve karar mekanizmaları desteklenmeye çalışılıyor. İyi bir izleme ve değerlendirme planı ise şu özelliklere sahip olmalı:

İyi bir izleme ve değerlendirme faaliyeti bir plana dayanmalıdır.
Böyle bir planlamada performansın ölçülmesini sağlayacak göstergeler titizlilikle seçilmelidir,
Performans göstergelerinin kimin tarafından ne zaman ve nasıl ölçüleceği açıklanmalıdır, bu göstergeler elde edilebilir verilere dayanmalıdır,
İzlemeye katılacak paydaşlar projenin tarafları olarak belirlenmelidir,
İzleme ve değerlendirme için yeterli olacak bütçe tespit edilmelidir.

Bir İzleme ve değerlendirme planlamasının çeşitli aşamaları bulunmaktadır:
Metot
Hedefler
Veri
Göstergeler
Paydaşlar
Veri Toplama
Analiz Yorum
Öğrenme
Kadro
Bütçe
Süre

İzleme ve değerlendirme öncesi ilkönce metot belirlenmelidir. Metodolojide izleme için gereksinim duyulacak bilgiler tespit edilmeli, bilgilerin nasıl toplanacağı, nasıl düzenlenerek analiz edileceği belirlenmelidir. Göstergelerin seçilmesi bilhassa dikkat edilmesi gereken hassas bir konudur. Göstergeler elde edilebilecek nitelikte olmalıdır. Gerçekçi olmalıdır. Göstergeler proje faaliyetlerinin uygun bir zaman aralığında ve uygun bir maliyetle verimli bir şekilde proje çıktılarını üretip üretmediğine bakılmalıdır. Proje çıktılarının ise hedef kitlede istenen etkiyi yaratıp yaratmadığı etki analizi ile ölçülmektedir. Örneğin modern tarım yöntemlerinin öğretildiği bir projede çiftçilerin ne kadar kısa zamanda yeni yöntemleri ne derece öğrendiği verimliliğe işaret ederken çiftçilerin bu yöntemleri günlük faaliyetlerinde ne derece kullandığı ise etkinliği göstermektedir.

İzleme planı hazırlanırken üzerinde durulması gereken bir başka konu da plana katılacak paydaşların belirlenmesi ve bu paydaşlar ile görüşülmesidir. Proje faaliyetlerin doğruluğu, etkisi konusunda doğru değerlendirmeler yapabilmek için ilgili olan tüm taraflar ile görüşülmesi çok faydalı olmaktadır. Nitekim projelerde ortaya çıkabilecek başarısızlıkların önemli bir sebebi bazı risklerin önceden öngörülememesi ancak uygulamada ortaya çıkmasıdır.

Acar Şensoy

Tarih: 07.04.2008 Pazartesi Sektör: Kaynak: